E poi, avete seguito tutte le indicazioni per tornare a casa vivi, in salute e con in mano i vostri footage? Un buon primo passo. Ma torniamo a noi, al quesito che ci ha spinti a creare questo tutorial: come si esegue un backup? Come si realizza un archivio sicuro? Siamo tornati in studio, dicevamo: ma a questo punto che fare? Come arrivare indenni alle ultime fasi della post-produzione?

Parte 3 – La sicurezza in laboratorio: come si fa il backup in sicurezza

Conservare correttamente le immagini – soprattutto quelle digitali – è necessario sia per portare a compimento in modo corretto una produzione video sia – più importante – per costruirsi un proprio archivio filmato da cui attingere in caso di lavori futuri. Per questo è consigliatissimo – almeno per i professionisti del settore – disporre di un server di backup NAS.

Cos’è un server NAS? Come si usa? Come si fa il backup su un server? Semplice: il NAS è un’immensa banca dati dove riporre in modo ordinato e rintracciabile il proprio catalogo di riprese.

Tecnicamente si tratta di una o più unità rack allestite per contenere un numero multiplo di hard disk. Questi dischi rigidi saranno tra loro connessi attraverso un sistema di programmazione raid specifico per le proprie esigenze di backup.

Nella maggioranza dei casi i rack conterranno un numero variabile di slot (da 4 a 16, solitamente) allestiti in raid 5 o attraverso algoritmi di backup più complessi e ridondanti. I dati – una volta all’interno del server – possono dirsi sicuri al 90%. Di quel 10% restante parleremo tra poco.

Che usiate macchine professionali (HD-DSLR video o simili) oppure semplici cellulari (come i famosi iPhone 5, iPhone 4s, iPhone 4, Samsung) avete di certo la necessità di capire come si fa il backup dei files. Non perdetevi d’animo: è tutto abbastanza semplice. Cerchiamo di capire come funzionano le apparecchiature come i server.

Server per capire come si fa il backup

Dunque: come funziona il lavoro e l’impianto di sicurezza di un server destinato al back up? Semplice: i server sono collegati – tramite rete – a tutte le macchine coinvolte nel processo di editing.

In questo modo, una sola unità server potrà soddisfare le esigenze di più postazioni di montaggio video, ottimizzando i costi e unificando gli archivi.

Una volta rientrati in studio occorre prendere il sistema raid 1 dove abbiamo immagazzinato le immagini per il trasporto e scaricarlo completamente nel server di backup. Insomma, andranno copiati, sia i files sorgente, sia le conversioni, sia le cartelle di editing che contengono il progetto, i render ecc.

A questo punto gli hard disk portatili (quelli che per prudenza avevamo detto di non inizializzare nello scorso articolo) potranno essere tranquillamente formattati e riposti in attesa di altre riprese sul campo.

Il sistema raid 1, invece, deve essere lasciato intatto fino al termine del procedimento: sempre per seguire quel principio di “estrema sicurezza” di cui abbiamo già parlato.

Multiple versioni

Ora, il più delle volte si pone una domanda. Le immagini trasferite su server vanno lasciate all’interno delle loro rispettive cartelle di progetto oppure trasportate ed organizzate in una zona diversa? La mia risposta è – naturalmente – “la seconda che hai detto”.

E’ impensabile andare a cercare un’immagine all’interno di decine di progetti diversi. Per questo è molto più utile – secondo me – partire fin da subito con un archivio generale e dettagliato. Capirete tutti che la catalogazione delle immagini, in questa fase, è il vero problema.

Già sento molte persone che sbuffano all’idea di rinominare tutte le immagini. Capisco che per alcuni questa strategia sia un po’ ostica, ma se la vostra domanda è “Come si fa il backup?” devo rispondervi con onestà, e dirvi quella che a mio avviso è davvero la maniera migliore di lavorare.

Parte 4 – L’archivio delle immagini: eseguire back up che durano

Come si organizza un archivio di immagini? Io seguo questa logica. Creo una sezione all’interno del server chiamata (indovinate?) “archivio immagini”. Qui suddivido le cartelle secondo una divisione ferrea: prima per anno, mese e giorno, poi per progetto, per camera utilizzata, per codec, per inquadratura. Infine includo un numero progressivo tutte le volte che ho più take della stessa ripresa. Nel processo di catalogazione – ovviamente – scarto a priori gli errori (e non intendo le riprese meno convincenti, ovvio: solo gli errori conclamati) che verranno semplicemente eliminati.

Questi dati non saranno soltanto formali: ogni file verrà rinominato seguendo questa logica, per cui il nome completo di una ripresa realizzata nel 2014 potrebbe essere: 2014_02_10_docX_redcam_prores444_totaleDuomo_2.mov. Immaginando di aver realizzato il documentario X a Milano, molto probabilmente questa inquadratura conterrà un totale del Duomo e sarà la seconda di due o più riprese simili.

Rinominare e archiviare

Questo sistema – che a molti apparirà ostico e macchinoso – sul lungo periodo risulta molto comodo e intuitivo. Infatti leggendo la sola dicitura del file è possibile rintracciare (anche usando la funzione “cerca”) tutte le inquadrature di una stessa tipologia o con una stessa categoria di soggetti. Ditelo chiaramente: quante volte avete cercato un file dentro un hard disk immenso? Un archivio dovrebbe essere ordinato e questa strategia su come eseguire backup è utile e redditizia se applicata con costanza e precisione.

Una cosa è certa: la scelta di fare un backup non è una procedura fortuita da eseguire con malavoglia al termine di tutte le altre incombenze. E’ un vero e proprio lavoro. Un lavoro che richiede tempo, investimenti e attenzione. Altrimenti scordatevi di avere una buona sicurezza del server.

Non per nulla, molte grosse aziende hanno tecnici specializzati che si occupano SOLO di backup e storaggio. Senza un’archiviazione efficace sarà difficile (se non impossibile) controllare i materiali filmati e prevenire ogni sorta di imprevisto. E se avete una casa di produzione (che gira decine di immagini al giorno, per intenderci) avrete bisogno di certo di una strategia efficace che vi mostri come si fa il backup.

Altra domanda: come mai questi apparecchi NAS costano tanto? Perchè salvano la vita alle aziende, e sono abbastanza veloci e performanti per garantire sicurezza e prestazioni. Semplice? Semplicissimo!

Terminata l’archiviazione occorrerà procedere a scaricare i files video (tramite connessione di rete veloce) sulla piattaforma che si occuperà del montaggio. Una volta aperto il software di editing occorrerà riallineare i footage all’interno del progetto giacchè i nomi dei files sono stati cambiati. Oppure – se l’editing che abbiamo eseguito on stage consisteva in semplici prove – servirà impostare un progetto ex novo.

Come si fa il backup nel server?

Sempre all’interno del server, una volta terminato l’editing e conclusi gli export, dovrò creare una sezione ulteriore (sta a voi decidere dove e come) che conterrà i files di esportazione e quelli di authoring (se il progetto prevede la creazione di un dvd o smili) o destinati alle applicazioni per cellulari smartphone o tablet. Io, per esempio, mi limito a creare una cartella chiamata “export” o simili.

A questo punto il vostro workflow è quasi terminato. Mancano soltanto alcuni accorgimenti per rendere – a mio modo di vedere – davvero perfetto e sicuro il vostro flusso di lavoro. Ci vediamo alla prossima puntata, dove capiremo come si esegue un backup per le singole postazioni di lavoro.

Ecco le quattro puntate di questo tutorial su come si fa il backup per i files video:

1. Come fare backup: introduzione ai files video
2. Ecco come fare il backup: la sicurezza durante le riprese
3. Vi spiego come si esegue il backup: la sicurezza in laboratorio
4. Infine ecco come fare un backup: i segreti dei professionisti
5. Uranium backup e Red Giant Offload: il software backup per il video digitale

Ecco alcuni video di integrazione su come si fa il backup: parliamo di sicurezza dei sistemi raid.